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La facturación electrónica para estaciones de servicio en Colombia: adaptándose a la nueva normativa de la DIAN desde Junio de 2024

Actualizado: 27 may

Las estaciones de servicio en Colombia están a punto de experimentar una transformación significativa a partir del 1 de junio de 2024, debido a la implementación de la Resolución 00165 emitida por la DIAN. Este cambio normativo tiene implicaciones directas en la forma en que las estaciones de servicio manejarán sus procesos de facturación y reporte de información.


Facturación electrónica para estaciones de servicio

La Resolución 00165 establece que todas las estaciones de servicio deben adoptar el uso de documentos equivalentes electrónicos para la facturación. Esto significa que los actuales documentos en papel serán reemplazados por un formato electrónico, lo cual busca mejorar la eficiencia, la transparencia y el control de las operaciones comerciales. Además, se espera que esta medida facilite el proceso de auditoría y supervisión por parte de la DIAN, así como también la detección y prevención del fraude fiscal.


Para las estaciones de servicio, esto implica una actualización en sus sistemas de facturación y posiblemente la adquisición de nuevos softwares o la actualización de los existentes para cumplir con los requisitos técnicos establecidos por la DIAN. Los proveedores de tecnología de facturación electrónica para estaciones de servicio jugarán un papel crucial en este proceso, ya que deberán asegurar que sus sistemas estén alineados con la nueva normativa y que permitan a las estaciones de servicio emitir las facturas electrónicas de manera eficiente. Es importante destacar que la DIAN ha proporcionado un calendario de implementación y ha establecido un período de transición durante el cual las estaciones de servicio pueden realizar pruebas y ajustes necesarios en sus sistemas antes de la fecha límite del 1 de junio. Esto es crucial para garantizar una transición suave y evitar interrupciones en las operaciones diarias de las estaciones de servicio.


Los cambios también tendrán un impacto en los consumidores, quienes recibirán facturas electrónicas en lugar de papel, lo que puede contribuir a una mayor conciencia sobre el consumo de combustible y los gastos asociados. Además, la factura electrónica tiene la ventaja de ser más fácil de almacenar y recuperar en caso de ser necesaria para futuras referencias o reclamaciones.


La Resolución 00165 de la DIAN significa un paso adelante hacia la modernización de las prácticas comerciales en Colombia, y las estaciones de servicio deben prepararse para adaptarse a estos cambios. Aunque el proceso de transición puede presentar desafíos, los beneficios a largo plazo de una mayor eficiencia y cumplimiento normativo son claros. Las estaciones de servicio que se anticipen y se preparen adecuadamente para estos cambios estarán bien posicionadas para operar con éxito en el nuevo entorno regulatorio.


Es muy importante tener presente que las estaciones de servicio en Colombia que no cumplan con la Resolución 00165 de 2023 enfrentan una serie de consecuencias legales y administrativas que pueden resultar en sanciones económicas, las cuales son calculadas en función de la gravedad del incumplimiento y pueden variar desde multas moderadas hasta cantidades significativas que impacten las finanzas de la estación de servicio. Además, la DIAN tiene la autoridad de cerrar temporalmente las instalaciones de las estaciones de servicio que no cumplan con las normativas establecidas.


Otra consecuencia es la pérdida de la confianza por parte de los consumidores y proveedores, ya que el cumplimiento de las normativas fiscales es un indicador de la seriedad y responsabilidad de un negocio. Esto podría llevar a una disminución en la clientela y dificultades en las relaciones comerciales con proveedores y socios.

Además, el incumplimiento de la Resolución 00165 puede llevar a la estación de servicio a enfrentar procesos legales que requieren tiempo y recursos para su defensa, desviando la atención de la gestión y operación del negocio.

Por esto es importante que las estaciones de servicio se mantengan actualizadas con las regulaciones fiscales y adopten las tecnologías necesarias para cumplir con la facturación electrónica, evitando así las consecuencias negativas del incumplimiento.

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