En este artículo mencionaremos los aspectos claves de un software de facturación electrónica y un ERP, para que como dueño de estación de servicio o administrador analices las ventajas de cada uno de ellos y cómo pueden ayudarte en el cumplimiento de las nuevas estipulaciones que existen con respecto a la facturación electrónica en Colombia.
Este año 2020, mediante la Resolución 42 del 5 de mayo, la DIAN estipuló que las estaciones de servicio deben empezar a facturar electrónicamente y/o a emitir documentos equivalentes a partir del 1ro de septiembre de 2020.
Siendo ahora una obligación administrativa, los empresarios dueños de estaciones de servicio se encuentran en la búsqueda de cumplir con la ley, y a su vez tener a su disposición un software que sea capaz de implementar la tecnología necesaria en sus negocios.
Entre las opciones destacadas, se encuentran: Un software de Facturación Electrónica y los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP). Pero ¿cuál es la solución recomendada?
La facturación electrónica es un software que gestiona y controla el envío y recepción de facturas, y es un mecanismo adoptado por la DIAN en Colombia que obliga a las empresas reportar electrónicamente al fisco lo que están facturando.
Estas facturas cuentan con los mismos efectos legales de una factura en papel, y para las estaciones de servicio constituyen ahora una obligación para su negocio.
Siendo un proceso electrónico, el software de facturación electrónica genera documentos y los envía a la DIAN de manera directa, más rápido y más eficiente de lo que imaginas. Para las estaciones de servicio, este software favorece en la administración de las facturas a nivel digital.
A diferencia del anticuado modus operandi de la facturación donde se generaba, imprimía, archivaba y se enviaba la factura por correo postal, este proceso se ha optimizado hasta el punto de evitar robos, pérdidas o daños colaterales a los envíos de las facturas.
El software de Gasolutions facilita las tareas administrativas al poder generar las facturas electrónicas de forma automática pues integra los clientes en la base de datos de la estación con la venta del surtidor sin necesidad de digitar información, y para aquellos clientes esporádicos que no están en la base de datos, podrán gestionar ellos mismos su factura electrónica desde un portal web sin necesidad de acercarse a la oficina de administración de la estación de servicio.
El uso del software de facturación electrónica para estaciones de servicio de Gasolutions incrementará notablemente la eficiencia del personal administrativo, reducirá costos, errores y reprocesos, además de cumplir con los requisitos de ley.
a. Interfaz sencilla y amigable
Para un programa que gestione un proceso tan importante en una estación de servicio como es la facturación, una interfaz fácil, amigable e intuitiva arrojará mejores resultados.
Esta característica le ahorrará tiempo a los empleados de la estación, ya que la modalidad y diseño de la interfaz es sencillo de manejar, por lo que dotará de ventaja el trabajo interno de los empleados y sus labores en tareas con mayor demanda.
b. Herramientas incluidas
Este tipo de software viene con numerosas herramientas incluidas como: descarga de facturas en formato XML y pdf, firma digital, actualizaciones automáticas o ajustes personalizables; son algunas de las herramientas que debes asegurarte que vengan incluidas en el software antes de comprarlo.
c. Almacenamiento en la nube
Almacenar la información de las facturas en la nube es una característica tan importante como útil. Ya que las facturas se generan en formato digital, almacenarlas en la nube te permite enviarlas a la DIAN, y al mismo tiempo, tu contador podrá tener acceso a la plataforma para generar los informes contables de tu empresa. Sin contar con la seguridad de la información que esto representa pues no corres el riesgo de perder papeles, o que el disco duro de su computador se averíe.
Beneficios
Hasta ahora, la facturación electrónica conlleva asombrosos usos, y sus beneficios en las estaciones de servicio permiten:
1. Reducir errores humanos: con la automatización, los procesos manuales se convierten en procesos automatizados libres de errores.
2. Eliminar costes de impresión y envío postal: siendo un software electrónico, se ahorran los gastos de envío postal e impresiones, ya que todo se envía por correo, dejando lo tradicional atrás y dándole paso a lo moderno.
3. Mejorar el servicio al cliente: gracias a su automatización, las operaciones en las estaciones de servicio se ven mejoradas por la facilidad de uso, sencillez y eficacia, brindándole una mejor atención a los clientes, y educándolos en el aspecto legal.
4. Acceso rápido, ágil y fácil a facturas almacenadas: ya que todo se maneja en línea, el almacenamiento de las facturas permitirá su fácil acceso al historial de ellas mediante una serie de categorías específicas para su mejor rendimiento.
ERP
Un software de ERP se encarga de manejar diferentes operaciones internas en una empresa, integra departamentos, y también es un sistema de gestión de información que puede automatizar las operaciones internas en empresas.
Sin embargo, es un sistema que no necesariamente beneficia a un departamento en específico. Tiende a generar amplios resultados en diversas áreas internas de una empresa, y no enfoca su utilidad en los detalles, sino en la generalidad.
Por otro lado, un sistema ERP puede funcionar para numerosos tipos de empresas, por lo que sus funciones no son las necesarias que una estación de servicio requiere. Siendo un sistema transversal a todas las áreas de la empresa, es posible que no pueda generar mejoras en procesos administrativos específicos de una estación de servicio, algo que la facturación electrónica automática si puede lograr en lo que respecta a los ingresos del negocio.
Aun así, el ERP no está exento de beneficios para ofrecer. Algunos de ellos son:
1. Facilita la comunicación interna: la información fluye con facilidad entre departamentos, agilizando los trámites y mejorando la coordinación.
2. Evita los documentos duplicados: el proceso de descartar duplicados suele ser muy engorroso y toma mucho tiempo en resolver.
3. Automatiza las tareas repetitivas: existen labores con poco valor, pero que son necesarias en las empresas.
En conclusión, ambos sistemas influyen significativamente en la implementación de tecnología moderna y funcional para una empresa, pero solo una de ellas es apropiada al 100% para que una estación de servicio mejore sus ventas y aumente su eficiencia: la facturación electrónica automática.
De manera obligatoria, la facturación electrónica en Colombia facilita la administración de las facturas, con su almacenamiento en la nube, se automatiza eficientemente la organización interna y comercial de las estaciones de servicio.
Por ello, te invitamos a conocer nuestro plan de Facturación Electrónica automática ILIMITADO. En donde podrás llevar la administración de tu estación de servicio a la máxima eficiencia, mantener todo seguro en la nube y cumplir con las regulaciones de la DIAN, todo en uno.