La facturación electrónica es un proceso que permite emitir, recibir y almacenar documentos tributarios de forma digital, con el fin de facilitar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y mejorar la eficiencia de los procesos administrativos. En Colombia, la facturación electrónica se ha implementado de forma gradual desde el año 2018, y actualmente es obligatoria para la mayoría de los contribuyentes del impuesto sobre las ventas (IVA) y del impuesto nacional al consumo (INC).
Sin embargo, existen algunos sectores que tienen condiciones especiales para la facturación electrónica, debido a las particularidades de su actividad económica. Uno de ellos es el sector de las estaciones de servicio, que se dedican a la venta al por menor de combustibles líquidos y gaseosos derivados del petróleo. Este sector tiene una normativa específica que regula la forma y los requisitos para emitir sus facturas electrónicas.
En este artículo, te explicaremos cuáles son las principales características de la facturación electrónica para las estaciones de servicio en Colombia, y qué debes tener en cuenta si perteneces a este sector o si eres un cliente que compra combustible en estas estaciones.
¿Qué es la facturación electrónica para ventas superiores a 5UVT´s en las estaciones de servicio?
La facturación electrónica para ventas superior 5UVT´s es un tipo de documento electrónico que deben emitir las estaciones de servicio cuando venden combustible a un cliente que solicita una factura con discriminación del IVA y del INC. Este tipo de factura se denomina así porque solo es obligatorio expedirla cuando el valor total de la venta supere las 5 unidades de valor tributario (UVT), que para el año 2023 equivalen a $212.060.
La factura electrónica superior 5UVT´s en las estaciones de servicio tiene como objetivo facilitar el control fiscal y evitar la evasión de impuestos, ya que permite identificar al comprador del combustible y verificar el pago del IVA y del INC correspondiente. Además, esta factura le permite al comprador deducir el costo del combustible como gasto en su declaración de renta, siempre y cuando cumpla con los requisitos establecidos por la ley.
¿Qué requisitos debe cumplir la factura electrónica?
La factura electrónica en estaciones de combustible debe cumplir con los mismos requisitos generales que cualquier otra factura electrónica, tales como:
- Estar autorizada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) mediante un número consecutivo.
- Contener el código único de factura electrónica (CUFE), que es un código alfanumérico que identifica y valida cada factura.
- Incluir la firma electrónica del emisor, que garantiza la autenticidad e integridad de la factura.
- Cumplir con el formato XML establecido por la DIAN, que es el estándar internacional para el intercambio de información tributaria.
- Enviar la factura electrónica al sistema informático de la DIAN dentro de los plazos establecidos, que son 48 horas hábiles desde su expedición.
- Conservar una copia de la factura electrónica en medios electrónicos durante cinco años.
Además de estos requisitos generales, la factura electrónica superior 5UVT´s debe cumplir con algunos requisitos específicos para las estaciones de servicio, tales como:
- Incluir el nombre o razón social, el número de identificación tributaria (NIT) y el domicilio fiscal del comprador del combustible.
- Incluir el tipo y cantidad de combustible vendido, expresado en galones o metros cúbicos.
- Incluir el precio unitario y total del combustible vendido, discriminando el valor base, el IVA y el INC.
- Incluir el número de placa del vehículo al que se le suministró el combustible, si el comprador lo solicita.
- Incluir el número de autorización otorgado por el Ministerio de Minas y Energía para la venta de combustible, si aplica.
¿Qué beneficios tiene la factura electrónica?
La factura electrónica tiene varios beneficios tanto para las estaciones de servicio como para los compradores del combustible. Algunos de estos beneficios son:
- Simplifica y agiliza los procesos administrativos y contables, ya que reduce el uso de papel y permite automatizar el registro y envío de las facturas.
- Mejora la seguridad y transparencia de las operaciones comerciales, ya que evita la falsificación, alteración o pérdida de las facturas, y facilita su seguimiento y verificación.
- Facilita el cumplimiento de las obligaciones tributarias, ya que permite declarar y pagar los impuestos de forma electrónica, y acceder a la información de las facturas en cualquier momento y lugar.
- Permite acceder a beneficios fiscales, ya que permite deducir el costo del combustible como gasto en la declaración de renta, siempre y cuando se cumplan los requisitos legales.
¿Cómo obtener la factura electrónica para ventas superiores a 5UVT´s?
Para obtener la factura electrónica superior 5UVT´s, el comprador del combustible debe solicitarla al momento de realizar la compra en la estación de servicio, indicando sus datos personales y fiscales. La estación de servicio debe emitir la factura electrónica mediante un software autorizado por la DIAN, que genere el CUFE y la firma electrónica. Luego, debe enviar la factura electrónica al sistema informático de la DIAN dentro de las 48 horas hábiles siguientes a su expedición. Finalmente, debe entregar al comprador una copia de la factura electrónica en formato electrónico o impreso, según su preferencia.